Cách trao danh thiếp lịch sự: cầm bằng hai tay ở hai góc trên, mặt chữ quay về phía người nhận để họ đọc được ngay, hơi cúi người, nói tên mình và một câu ngắn như “Em là Nam, phụ trách kinh doanh, rất mong được hợp tác với anh.” Khi nhận, cũng dùng hai tay, đọc qua tên và chức danh, có thể đọc thành tiếng tên người kia, rồi mới cất vào hộp danh thiếp hoặc đặt lên bàn trước mặt.
Thứ tự trao thường là: người có vị thế thấp hơn trao trước, hoặc bên đến thăm trao trước bên chủ nhà. Trong buổi gặp nhiều người, trao theo thứ bậc từ người cao nhất của bên kia trở xuống.
Danh thiếp có vẻ là thủ tục nhỏ, nhưng ở các nền văn hoá Á Đông — Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc và cả Việt Nam — nó được xem như “gương mặt” của người trao. Cách bạn cầm, đọc và cất tấm thiếp cho thấy bạn đối xử với chính người đó thế nào.
Vì sao danh thiếp được coi trọng ở châu Á
Ở Nhật Bản, việc trao danh thiếp (meishi) có một trình tự gần như nghi lễ, được dạy cho nhân viên mới ngay những ngày đầu đi làm. Logic phía sau rất rõ: trong một xã hội coi trọng thứ bậc và quan hệ tổ chức, tấm danh thiếp cho biết người đối diện thuộc tổ chức nào, ở vị trí nào — tức là cách nên xưng hô và ứng xử. Đối xử cẩu thả với danh thiếp, như nhét vội vào túi quần hay viết nguệch ngoạc lên đó, bị xem như đối xử cẩu thả với chính người đó.
Người Việt, người Hàn, người Trung không có trình tự chặt chẽ như vậy, nhưng chia sẻ cùng tinh thần: danh thiếp là đại diện của một con người. Ở Việt Nam, đặc biệt trong môi trường làm ăn với đối tác châu Á, những cử chỉ như trao bằng hai tay, đọc kỹ trước khi cất được đánh giá là chuyên nghiệp và có giáo dục.
Ở nhiều nước phương Tây, danh thiếp được trao nhẹ nhàng hơn, có khi chỉ bằng một tay, thậm chí sau buổi họp chứ không phải lúc đầu. Không ai phật lòng nếu bạn trao bằng hai tay; nhưng bạn cũng không nên ngạc nhiên khi đối tác phương Tây trao một cách bình thường. Điều quan trọng là bạn hiểu ngữ cảnh để không đánh giá sai sự lịch sự của người khác.
Trao danh thiếp: từng bước
Trình tự dưới đây phù hợp với hầu hết các buổi gặp đối tác, đặc biệt với đối tác châu Á.
- Chuẩn bị sẵn danh thiếp trong hộp đựng, ở túi áo trong hoặc ngăn cặp dễ lấy. Lục tìm danh thiếp trong ví, rút ra một tấm cong góc là khởi đầu kém.
- Đứng dậy nếu đang ngồi. Trao danh thiếp khi ngồi chỉ chấp nhận được trong tình huống rất thân mật.
- Cầm hai góc trên của tấm thiếp bằng hai tay, mặt chữ quay về phía người nhận, chiều chữ đúng để họ đọc được ngay.
- Hơi cúi người, đưa thiếp ở độ cao ngang ngực, không chìa ra từ xa.
- Nói tên, chức danh và một câu ngắn: “Em là Thảo, phụ trách dự án, rất vui được gặp anh.”
- Với người có vị thế cao hơn, có thể đưa tấm thiếp thấp hơn tấm thiếp của họ một chút khi hai bên trao đồng thời — một cử chỉ khiêm tốn theo kiểu Nhật.
- Nếu trao cho nhiều người, bắt đầu từ người có vị trí cao nhất của bên kia, không phát như phát tờ rơi.
Khi hai bên trao cùng lúc, cách phổ biến là mỗi người dùng tay phải trao thiếp của mình và tay trái đỡ lấy thiếp của người kia, rồi cả hai tay nâng tấm thiếp vừa nhận. Nghe phức tạp nhưng làm vài lần sẽ thành quen.
Nhận danh thiếp: những gì nên làm ngay sau đó
Cách nhận nói nhiều hơn cách trao, vì nó cho thấy bạn đối xử với người kia thế nào.
- Nhận bằng hai tay, nói lời cảm ơn.
- Đọc tấm thiếp vài giây: tên, chức danh, đơn vị. Có thể đọc thành tiếng tên người kia để xác nhận cách đọc: “Anh Hiroshi Sato — em đọc vậy có đúng không ạ?”
- Đặt một câu hỏi hoặc nhận xét liên quan nếu phù hợp: “Văn phòng của anh ở Đà Nẵng ạ? Em cũng hay ra ngoài đó.”
- Không viết lên danh thiếp trước mặt người trao. Nếu cần ghi chú, ghi sau buổi gặp hoặc ghi vào sổ riêng.
- Trong buổi họp, đặt danh thiếp lên bàn trước mặt, theo thứ tự chỗ ngồi của bên kia, để nhớ tên khi trao đổi. Thiếp của người cao nhất có thể đặt trên hộp danh thiếp.
- Cất vào hộp danh thiếp khi kết thúc, không nhét vào túi quần sau, không bỏ quên trên bàn.
Để quên danh thiếp của khách trên bàn họp sau khi họ đã ra về là lỗi được nhắc nhiều nhất trong các tài liệu về nghi thức kinh doanh châu Á. Nó gửi đi thông điệp rằng người đó không đáng để mang theo.
Khác biệt văn hoá khi trao danh thiếp
Bảng tổng hợp những điểm thường được nhắc tới trong tài liệu nghi thức kinh doanh. Đây là xu hướng chung, mỗi người và mỗi tổ chức có thể khác.
| Nhóm văn hoá | Cách trao, nhận phổ biến | Điều nên lưu ý |
|---|---|---|
| Nhật Bản | Hai tay, cúi chào, đọc kỹ, đặt lên bàn trong suốt buổi họp | Không viết lên thiếp, không gập, không nghịch thiếp khi đang nói chuyện |
| Hàn Quốc | Hai tay, hoặc tay phải trao và tay trái đỡ cổ tay phải | Thứ bậc được coi trọng, trao cho người cao nhất trước |
| Trung Quốc | Hai tay, mặt chữ hướng về người nhận | Thiếp có một mặt tiếng Trung được đánh giá là chu đáo |
| Trung Đông, Nam Á | Thường dùng tay phải | Tránh trao, nhận bằng tay trái; nhiều nơi coi tay trái là tay không sạch |
| Phương Tây | Một tay, có khi trao cuối buổi | Không có nghi thức chặt; giao tiếp bằng mắt và bắt tay quan trọng hơn |
| Việt Nam | Hai tay trong dịp trang trọng, một tay khi thân quen | Gọi tên kèm danh xưng sau khi đọc thiếp |
Khi làm việc thường xuyên với một thị trường, có danh thiếp hai mặt ngôn ngữ là cử chỉ được trân trọng: một mặt tiếng Việt, một mặt tiếng của đối tác hoặc tiếng Anh. Khi trao, quay mặt ngôn ngữ của người nhận lên trên.
Thiết kế danh thiếp: những gì nên có trên một tấm thiếp trang trọng
Bài này không bàn thiết kế đồ hoạ, nhưng nội dung trên danh thiếp có liên quan trực tiếp đến phép lịch sự. Một tấm thiếp tốt giúp người nhận gọi đúng tên và đúng chức danh của bạn — đó là điều duy nhất họ cần trong vài giây đầu. Họ tên đầy đủ, chức danh rõ ràng, tên đơn vị, một hoặc hai cách liên lạc chính là đủ; nhồi nhét nhiều số điện thoại, nhiều địa chỉ khiến người đọc khó tìm thông tin cần thiết.
Với tên tiếng Việt trên mặt tiếng Anh, có thể cân nhắc cách viết giúp người nước ngoài biết tên gọi là phần nào. Vì người Việt được gọi bằng tên riêng, còn người phương Tây quen gọi bằng họ, đối tác thường lúng túng; một số người Việt chọn ghi đậm phần tên gọi hoặc viết tên theo thứ tự phương Tây trên mặt tiếng Anh. Không có quy ước bắt buộc, chỉ cần nhất quán.
Chất lượng tấm thiếp cũng là một phần của thông điệp: giấy đủ dày, không cong, không có chỗ sửa tay. Danh thiếp đã đổi chức danh mà vẫn dùng bản cũ, gạch xoá bằng bút, là điều nên tránh trong dịp trang trọng. Nếu chưa kịp in thiếp mới, bạn nói rõ khi trao: “Thiếp của em đang in lại, chức danh mới của em là…”.
Những tình huống khó xử
Hết danh thiếp giữa buổi. Xin lỗi ngắn gọn, nói tên, chức danh và hứa gửi thông tin liên lạc ngay sau buổi gặp — rồi làm đúng như vậy trong ngày. Không viết thông tin lên mẩu giấy xé vội.
Đối phương không có danh thiếp. Không tỏ ra ngạc nhiên; nhiều người, nhất là người trẻ hoặc người làm tự do, không còn dùng danh thiếp giấy. Mời họ cho thông tin liên lạc theo cách họ thấy tiện.
Nhận được danh thiếp có tên khó đọc. Hỏi ngay một lần: “Anh vui lòng đọc giúp em tên anh được không ạ?” Hỏi một lần là tôn trọng; đọc sai suốt buổi mới là thiếu tôn trọng.
Muốn trao danh thiếp cho người có vị trí rất cao. Ở sự kiện đông người, chủ động xin danh thiếp của một vị lãnh đạo cấp rất cao có thể bị xem là đường đột. Chờ có người giới thiệu, hoặc chờ họ trao trước.
Danh thiếp điện tử, mã quét. Trao đổi bằng ứng dụng ngày càng phổ biến. Trong dịp trang trọng, vẫn nên có thiếp giấy dự phòng, vì không phải đối tác nào cũng quen quét mã, và hành động giơ điện thoại lên giữa buổi chào hỏi kém trang trọng hơn một tấm thiếp trao bằng hai tay.
Danh thiếp ở hội thảo, tiệc chiêu đãi, sự kiện đông người
Ở sự kiện đông người, danh thiếp được trao nhiều và nhanh hơn, nhưng phép lịch sự cơ bản không đổi. Trao sau khi đã có vài câu trò chuyện thật, không mở đầu bằng việc chìa danh thiếp như người phát tờ rơi. Nếu đang cầm ly hoặc đĩa ăn, đặt xuống trước khi trao hoặc nhận; trao thiếp bằng một tay trong lúc tay kia cầm ly rượu là hình ảnh kém trang trọng.
Ở tiệc ngồi, không trao danh thiếp ngang qua bàn ăn khi mọi người đang dùng bữa; chờ lúc giải lao, hoặc khi đứng dậy chào hỏi. Ở hội thảo, thời điểm hợp lý là giờ giải lao hoặc sau phiên thảo luận, không phải ngay khi diễn giả vừa bước xuống và đang có nhiều người vây quanh. Nếu muốn làm quen một diễn giả, chờ vòng người thưa bớt, chào, nói một nhận xét cụ thể về phần trình bày, rồi mới xin trao đổi thông tin.
Sau sự kiện đông người, danh thiếp nhận được dễ lẫn lộn. Ghi chú ngay trong ngày, bằng sổ riêng hoặc ứng dụng, bối cảnh gặp từng người — tuyệt đối không ghi lên tấm thiếp ngay trước mặt họ.
Danh mục chuẩn bị trước buổi gặp
Rà nhanh danh mục này trước khi đi gặp đối tác, nhất là đối tác châu Á:
- Đủ danh thiếp cho số người dự kiến gặp, cộng thêm khoảng một nửa để dự phòng.
- Hộp đựng danh thiếp sạch, không nhét lẫn hoá đơn, giấy tờ khác.
- Thiếp đúng chức danh hiện tại, không cong góc, không bẩn.
- Biết trước tên, chức danh của những người sẽ gặp, để khi đọc thiếp không bị bất ngờ.
- Chuẩn bị chỗ để đặt thiếp nhận được trên bàn họp, theo thứ tự chỗ ngồi.
- Ghi chú sau buổi gặp vào sổ hoặc ứng dụng quản lý liên hệ: gặp ở đâu, bàn chuyện gì, điểm cá nhân đáng nhớ.
Mục cuối thường bị bỏ qua nhưng có giá trị nhất về lâu dài. Lần gặp sau, nhắc lại được một chi tiết từ lần trước là cách thể hiện sự trân trọng mà không tấm danh thiếp nào làm được.
Câu hỏi thường gặp
Nên trao danh thiếp lúc đầu hay cuối buổi gặp?
Với đối tác châu Á và trong buổi gặp làm việc chính thức, trao ngay đầu buổi, sau khi chào hỏi, để mọi người biết tên và vai trò của nhau. Ở sự kiện xã giao hoặc với đối tác phương Tây, có thể trao khi câu chuyện đã bắt đầu hoặc lúc chia tay.
Có cần trao danh thiếp cho cả phiên dịch và thư ký của đối tác không?
Nên trao nếu họ tham gia buổi làm việc và có trao đổi trực tiếp với bạn. Trao sau khi đã trao cho những người chính. Phiên dịch thường là người liên lạc thực tế sau buổi gặp, nên có thông tin của bạn sẽ thuận tiện cho cả hai bên.
Đang ngồi ăn mà đối tác đưa danh thiếp thì có phải đứng dậy không?
Nếu đối tác đứng dậy, bạn cũng nên đứng. Nếu họ vẫn ngồi và trao qua bàn, có thể nhận ở tư thế ngồi nhưng vẫn dùng hai tay, hơi nhổm người, đọc thiếp trước khi đặt sang bên, tránh để gần đồ ăn hay ly nước.
Danh thiếp nhận về sau buổi gặp nên xử lý thế nào?
Nhập thông tin vào danh bạ hoặc hệ thống quản lý liên hệ, kèm ghi chú bối cảnh gặp. Thiếp giấy có thể lưu theo nhóm. Bảo vệ thông tin cá nhân trong danh thiếp như bảo vệ dữ liệu khách hàng: không chia sẻ cho bên thứ ba khi chưa được đồng ý.
Có nên in ảnh chân dung trên danh thiếp không?
Tuỳ ngành và tuỳ thị trường. Ảnh giúp người nhận nhớ mặt, hữu ích cho những nghề gặp gỡ nhiều người. Trong môi trường trang trọng truyền thống, thiếp không ảnh vẫn phổ biến hơn. Nếu in, chọn ảnh chân dung nghiêm túc, gần với diện mạo hiện tại.
Trao danh thiếp cho người lớn tuổi hơn nhiều thì có gì khác?
Cúi người sâu hơn một chút, nói chậm và rõ, dùng danh xưng kính trọng. Chờ người lớn tuổi đọc xong rồi mới nói tiếp. Nếu người đó không có thiếp để trao lại, không hỏi xin; họ sẽ tự cho thông tin liên lạc nếu muốn.