Khi đón khách nước ngoài, nguyên tắc an toàn nhất là: chào theo cách phổ quát trước (mỉm cười, gật đầu, nói lời chào), quan sát cử chỉ của khách, rồi đáp lại theo cách khách chọn. Nếu khách đưa tay, bắt tay; nếu khách cúi chào, cúi đáp lại; nếu khách chắp tay, chắp tay đáp lại. Người chủ nhà linh hoạt theo khách được đánh giá cao hơn người cố áp dụng một quy tắc cứng.
Bên cạnh đó, nên biết trước vài khác biệt lớn: người Nhật quen cúi chào, người Thái quen chắp tay, nhiều người phương Tây quen bắt tay chắc và nhìn thẳng vào mắt, một số khách — vì văn hoá hoặc niềm tin cá nhân — không bắt tay người khác giới. Biết trước giúp bạn không bị bất ngờ và không vô tình làm khách khó xử.
Phần dưới so sánh các phép chào, khoảng cách khi đứng nói chuyện, cách gọi tên, và đưa ra một quy trình để chủ nhà Việt chuẩn bị cho buổi đón đoàn khách quốc tế. Mọi mô tả về văn hoá là xu hướng chung; mỗi người khách là một cá nhân, và nhiều người đi nhiều nơi đã quen với phép chào quốc tế.
Vì sao phép chào khác nhau giữa các nền văn hoá
Phép chào là cách mỗi xã hội mã hoá hai thông điệp: “tôn trọng” và “thân thiện”. Xã hội nhấn mạnh thứ bậc thường dùng cử chỉ thể hiện độ chênh lệch, như cúi chào sâu nông khác nhau tuỳ vị thế. Xã hội nhấn mạnh sự ngang hàng thường dùng cử chỉ đối xứng, như cái bắt tay — hai bên làm cùng một động tác, cùng một lúc.
Nhà nhân học Edward T. Hall, trong cuốn The Hidden Dimension (1966), đưa ra khái niệm proxemics — nghiên cứu cách con người dùng khoảng cách không gian trong giao tiếp. Ông phân biệt bốn vùng: thân mật, cá nhân, xã hội và công cộng, với ranh giới khác nhau giữa các nền văn hoá. Ông cũng phân biệt văn hoá ngữ cảnh cao và ngữ cảnh thấp trong cuốn Beyond Culture (1976). Những khung này đã bị phê bình là khái quát quá mức, nhưng vẫn hữu ích để giải thích vì sao một vị khách có thể thấy bạn đứng “quá gần” hay “quá xa”.
Điều cần nhớ: các mô tả văn hoá chỉ là điểm xuất phát. Một doanh nhân Nhật làm việc ở châu Âu nhiều năm có thể bắt tay rất tự nhiên; một người Mỹ gốc Á có thể quen cả hai cách. Quan sát người trước mặt luôn quan trọng hơn thuộc lòng bảng so sánh.
Phép chào phổ biến theo nhóm văn hoá
Bảng tóm lược các xu hướng thường được mô tả trong tài liệu giao tiếp liên văn hoá. Dùng để chuẩn bị, không dùng để đoán chắc về một cá nhân.
| Nhóm văn hoá | Cách chào phổ biến | Chi tiết nên biết |
|---|---|---|
| Nhật Bản | Cúi chào; với người nước ngoài thường kèm hoặc thay bằng bắt tay nhẹ | Độ sâu cúi chào phản ánh vị thế; bắt tay thường nhẹ, không siết |
| Hàn Quốc | Cúi đầu nhẹ, bắt tay; tay trái đỡ cẳng tay phải khi bắt tay người lớn | Tuổi tác và chức vụ ảnh hưởng mạnh đến cách chào |
| Trung Quốc | Bắt tay, gật đầu nhẹ | Bắt tay có thể kéo dài hơn; chào người lớn tuổi, cấp cao trước |
| Thái Lan, Lào, Campuchia | Chắp tay trước ngực, cúi đầu | Người trẻ, người có vị thế thấp hơn thường chào trước |
| Ấn Độ | Chắp tay “namaste” hoặc bắt tay | Một số người không bắt tay người khác giới |
| Trung Đông | Bắt tay giữa người cùng giới; có thể đặt tay phải lên ngực | Chờ khách khác giới đưa tay trước, không tự đưa |
| Bắc Mỹ, Bắc Âu, Anh | Bắt tay chắc, nhìn vào mắt, ngắn gọn | Nhìn tránh đi có thể bị hiểu là thiếu tự tin |
| Pháp, Ý, Tây Ban Nha, Mỹ Latinh | Bắt tay trong dịp trang trọng; chạm má khi đã thân | Không chủ động chạm má trong buổi làm việc đầu tiên |
Với khách không bắt tay người khác giới, cách đáp lịch sự là mỉm cười, gật đầu, có thể đặt tay phải lên ngực. Không cần giải thích hay xin lỗi; chỉ cần để khách thấy bạn tôn trọng lựa chọn của họ.
Khoảng cách, ánh mắt và chạm
Khoảng cách khi đứng nói chuyện. Trong mô tả của Hall về văn hoá Bắc Mỹ, vùng “cá nhân” cho trò chuyện giữa người quen là khoảng nửa mét đến hơn một mét, vùng “xã hội” cho giao tiếp công việc xa hơn. Khách Bắc Âu, Nhật thường thoải mái ở khoảng cách xa hơn; khách Nam Âu, Mỹ Latinh, Trung Đông có thể đứng gần hơn. Nếu khách lùi lại, đừng bước tới.
Ánh mắt. Nhìn thẳng vào mắt được nhiều văn hoá phương Tây coi là thành thật. Ở một số văn hoá châu Á, nhìn thẳng lâu vào người lớn tuổi hoặc cấp trên có thể bị xem là thiếu khiêm tốn. Với khách nước ngoài, giao tiếp bằng mắt vừa phải, thỉnh thoảng nhìn đi chỗ khác, là cách trung tính.
Chạm vào người. Vỗ vai, khoác tay, nắm tay lâu là những cử chỉ thân mật mà khách lạ có thể không thoải mái. Trong buổi đón tiếp trang trọng, giới hạn tiếp xúc ở cái bắt tay.
Xoa đầu trẻ em. Ở một số nước Đông Nam Á như Thái Lan, đầu được coi là phần trang trọng của cơ thể; xoa đầu trẻ con của khách có thể gây khó chịu. Nếu khách đi cùng con nhỏ, chào trẻ bằng lời và nụ cười.
Chỉ trỏ. Dùng cả bàn tay mở để chỉ hướng, không chỉ bằng một ngón tay, cũng không chỉ bằng chân.
Gọi tên khách nước ngoài cho đúng
Gọi sai tên là lỗi làm hỏng không khí nhanh nhất. Quy tắc chung: trong dịp trang trọng, gọi khách bằng danh xưng kèm họ — ông, bà, tiến sĩ, giáo sư — cho đến khi khách mời gọi bằng tên riêng. Với người phương Tây, họ đứng cuối: John Smith được gọi là “ông Smith”. Với người Nhật, Hàn, Trung, họ đứng đầu: Tanaka Hiroshi được gọi là “ông Tanaka”, nhưng trên danh thiếp tiếng Anh có thể được viết theo thứ tự phương Tây, nên cần xác nhận.
Người Hàn có số họ phổ biến khá ít (Kim, Lee, Park…), nên trong đoàn có thể có nhiều “ông Kim”; khi đó kèm chức danh để phân biệt. Với người Tây Ban Nha và Mỹ Latinh, nhiều người có hai họ (họ cha và họ mẹ), thường được gọi bằng họ đầu tiên. Với người Indonesia, một số người chỉ có một tên duy nhất.
Vì tất cả những phức tạp đó, cách chắc chắn nhất là hỏi trước người liên lạc: khách muốn được gọi thế nào, đọc tên ra sao. Nếu gặp trực tiếp mà chưa chắc, hỏi khách một lần bằng ngôn ngữ làm việc chung, một câu đơn giản kiểu “How would you like to be addressed?”, rồi dùng đúng cách khách chọn trong suốt chuyến. Khách nước ngoài hầu như luôn cảm kích khi được hỏi, vì điều đó cho thấy chủ nhà coi trọng tên của họ.
Quy trình chuẩn bị đón đoàn khách quốc tế
Áp dụng cho cơ quan, trường học, doanh nghiệp đón đoàn khách nước ngoài theo chương trình làm việc.
- Lấy danh sách đoàn với họ tên đầy đủ, cách viết, chức danh, quốc tịch, ngôn ngữ làm việc, nhu cầu ăn uống và đi lại đặc biệt.
- Tìm hiểu nhanh phép chào và vài điều kiêng kỵ của nhóm văn hoá chính trong đoàn; hỏi người liên lạc nếu có điều chưa rõ.
- Học cách đọc tên trưởng đoàn và vài người chính; có thể tập nói một câu chào bằng tiếng của khách, nhưng chỉ khi phát âm được tương đối chuẩn.
- Thống nhất người đón, người phiên dịch và thứ tự giới thiệu bên chủ nhà.
- Chuẩn bị danh thiếp hai mặt ngôn ngữ nếu làm việc lâu dài với thị trường đó.
- Rà lại thực đơn, đồ uống theo nhu cầu đã nắm; luôn có lựa chọn không thịt, không cồn.
- Phân công một người theo sát trưởng đoàn trong suốt chuyến, xử lý các nhu cầu phát sinh.
Trong khâu chuẩn bị, tránh biến sự tìm hiểu văn hoá thành định kiến. Ghi chú “khách Nhật không thích bắt tay” là sai; ghi chú đúng là “khách Nhật thường quen cúi chào, nhiều người cũng bắt tay với người nước ngoài — quan sát khách trước”.
Chào hỏi khi có phiên dịch
Với nhiều đoàn khách, mọi lời chào đều đi qua phiên dịch, và đây là chỗ chủ nhà hay vô tình thất lễ. Nguyên tắc thứ nhất: nhìn và nói với khách, không nói với phiên dịch. Câu đúng là “Rất vui được đón ông đến thăm công ty”, nói khi nhìn vào khách; không phải “Em nói với ông ấy là bên mình rất vui…” rồi quay sang phiên dịch. Phiên dịch chuyển lời ở ngôi thứ nhất, và khách cảm nhận được bạn đang nói trực tiếp với họ.
Nguyên tắc thứ hai: nói câu ngắn và dừng. Lời chào dài, nhiều mệnh đề, nhiều thành ngữ khó dịch khiến phiên dịch phải rút gọn, và phần ý tứ của bạn mất đi. Thành ngữ, câu đùa chơi chữ gần như không chuyển ngữ được trong lời chào; dùng lời giản dị thì an toàn hơn.
Nguyên tắc thứ ba: giới thiệu phiên dịch với khách nếu phiên dịch là người của bên mình, và chào phiên dịch của bên khách như chào một thành viên trong đoàn. Phiên dịch là cầu nối của cả buổi gặp; đối xử với họ như người chuyên nghiệp, có ghế ngồi, có nước uống, có chỗ đứng sát người cần dịch, là phần của phép lịch sự với cả đoàn khách.
Hiểu lầm thường gặp và thực tế
Một số niềm tin phổ biến về giao tiếp liên văn hoá đã bị đơn giản hoá quá mức.
| Hiểu lầm | Thực tế |
|---|---|
| Phải chào theo đúng kiểu của khách mới lịch sự | Chào theo cách phổ quát rồi đáp theo khách là đủ; bắt chước vụng có khi gây buồn cười |
| Khách phương Tây không quan tâm thứ bậc | Nhiều tổ chức phương Tây vẫn có thứ bậc rõ; người cấp cao vẫn được giới thiệu trước |
| Cúi chào càng sâu càng lịch sự | Độ sâu phụ thuộc vị thế và bối cảnh; người nước ngoài cúi quá sâu có thể làm khách Nhật lúng túng |
| Bắt tay càng chặt càng thể hiện thiện chí | Siết quá mạnh gây khó chịu; nhiều khách châu Á quen bắt tay nhẹ |
| Nói tiếng Anh với mọi khách nước ngoài | Nhiều khách làm việc bằng ngôn ngữ khác; cần hỏi trước ngôn ngữ làm việc và bố trí phiên dịch |
| Khách im lặng là đồng ý | Ở một số văn hoá, im lặng là cách lịch sự để không phản đối trực tiếp; cần hỏi lại khéo |
Điểm chung của các hiểu lầm này là coi một nét văn hoá như một luật lệ tuyệt đối. Giao tiếp liên văn hoá tốt bắt đầu từ thái độ: tò mò, tôn trọng, sẵn sàng hỏi khi không chắc.
Câu hỏi thường gặp
Có nên học chào bằng tiếng của khách không?
Một câu chào ngắn bằng tiếng của khách thường tạo thiện cảm ngay, với điều kiện phát âm tương đối chuẩn và dùng đúng mức trang trọng. Sau câu chào, chuyển sang ngôn ngữ làm việc đã thống nhất. Không nên cố nói cả đoạn khi chưa thành thạo.
Khách nữ nước ngoài đưa tay bắt, chủ nhà nam có nên bắt không?
Có. Khi khách chủ động đưa tay, bắt tay đáp lại là lịch sự, nhẹ và ngắn. Với khách đến từ những nền văn hoá ít bắt tay giữa nam và nữ, chủ nhà nam chờ khách nữ đưa tay trước, không tự đưa.
Đón khách Nhật thì có cần cúi chào không?
Có thể cúi đầu nhẹ khoảng mười lăm độ kèm lời chào, nhiều khách Nhật sẽ đáp lại bằng cúi chào hoặc bắt tay. Không cần cúi sâu như người Nhật với nhau. Nếu khách đưa tay, bắt tay nhẹ là đủ.
Tặng quà cho khách nước ngoài ngay lúc đón có được không?
Thường quà được trao ở cuối buổi làm việc hoặc trong bữa tiệc, không phải lúc vừa gặp ở sân bay hay sảnh, vì khách đang bận hành lý và chưa ổn định. Quà nên gọn, dễ mang theo trên chuyến bay và mang dấu ấn văn hoá Việt.
Khách nước ngoài gọi mình bằng họ Nguyễn thì có nên sửa không?
Nên giải thích nhẹ nhàng một lần, nhất là khi trong phòng có nhiều người họ Nguyễn: người Việt thường được gọi bằng tên riêng, như “anh Minh”. Khách sẽ cảm kích vì được giúp tránh nhầm lẫn. Nói vui vẻ, không như đang sửa lỗi.
Có cần chuẩn bị chủ đề nói chuyện khi đón khách nước ngoài?
Nên có vài chủ đề an toàn: chuyến đi, ấn tượng về Việt Nam, ẩm thực, thời tiết, lĩnh vực chuyên môn chung. Tránh chính trị, niềm tin cá nhân, thu nhập, tuổi tác của khách. Để khách dẫn dắt nếu họ muốn kể về đất nước mình.