Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi đối tác nước ngoài thành công phụ thuộc vào việc chuẩn bị trước hơn là vào sự sang trọng: hỏi rõ kiêng ăn và đồ uống, chọn nơi đủ yên để nói chuyện, chọn món phù hợp với khách, xếp chỗ chủ – khách theo thông lệ, bố trí phiên dịch nếu cần, và giữ nhịp bữa tiệc không quá dài. Bữa tiệc tốt là bữa tiệc mà khách thấy được quan tâm và cuộc trò chuyện diễn ra trôi chảy.
Bài này viết cho người được giao làm chủ tiệc hoặc lo hậu cần, ở doanh nghiệp, trường học hay tổ chức. Phần lễ tân đón khách ở sân bay, quà tặng và bài phát biểu là những việc riêng; ở đây tập trung vào bữa ăn: trước tiệc, trong tiệc và ngay sau tiệc.
Hỏi trước về ăn uống: việc quan trọng nhất
Nhiều sự cố trong tiệc chiêu đãi bắt nguồn từ việc không hỏi. Gửi một câu hỏi ngắn qua đầu mối liên lạc, vài ngày trước tiệc, giúp bạn tránh gần hết rủi ro. Những điều cần hỏi:
- Dị ứng thực phẩm: đậu phộng, hải sản có vỏ, sữa, gluten, trứng. Đây là vấn đề sức khoẻ, có thể nghiêm trọng, cần báo nhà hàng cụ thể.
- Chế độ ăn riêng của khách: ví dụ không ăn thịt lợn, chỉ ăn thực phẩm halal hoặc kosher, ăn chay hoàn toàn hay ăn chay có sữa trứng. Bạn không cần hỏi lý do, chỉ cần hỏi khách cần gì.
- Đồ uống có cồn: khách có uống không, có cần không gian tiệc không có rượu không. Với một số đoàn khách, sự hiện diện của rượu trên bàn đã là điều cần tránh.
- Thói quen ăn uống: khách có ăn được món cay, món sống, nội tạng, các món đặc sản lạ không. Nhiều khách tò mò muốn thử món địa phương, nhiều khách khác thì không.
- Giờ giấc: khách có lệch múi giờ, có lịch bay sớm hôm sau không, để chọn giờ và độ dài bữa tiệc phù hợp.
Cách hỏi tế nhị là gửi chung cho cả đoàn: “Để chuẩn bị bữa tối, xin anh chị cho biết các thành viên có yêu cầu nào về ăn uống hoặc dị ứng không.” Sau đó báo nhà hàng bằng văn bản và nhắc lại vào ngày tiệc. Đừng để khách phải tự giải thích trước bàn đông người.
Khi nhận được thông tin, lưu lại trong hồ sơ khách của đơn vị. Lần sau tiếp cùng đoàn, bạn không phải hỏi lại từ đầu, và việc chủ nhà nhớ khách không ăn món gì là một dấu hiệu chu đáo khách thường nhắc tới.
Chọn nơi và chọn món: cân giữa giới thiệu ẩm thực Việt và sự thoải mái của khách
Nơi tổ chức tốt cho tiệc chiêu đãi là nơi có phòng riêng hoặc góc yên, tiếng ồn vừa phải, dễ tìm, có chỗ đỗ xe và cách nơi khách ở không quá xa. Nhà hàng sang trọng nhưng ồn ào, nhạc lớn khiến cả bàn phải nói to sẽ làm hỏng mục đích chính của bữa tiệc là trò chuyện. Nếu khách lần đầu tới Việt Nam, một nhà hàng món Việt chọn lọc thường được đón nhận hơn nhà hàng Âu mà khách đã quen ở nhà.
Khi chọn món Việt, cân nhắc những món dễ tiếp cận trước: gỏi cuốn, chả giò, cá nướng, các món rau, cơm, canh thanh. Món đặc sản thử thách như mắm đậm, tiết canh, các món làm từ nội tạng hay thịt thú rừng nên tránh trong bữa chính thức, vừa vì khẩu vị, vừa vì vệ sinh an toàn thực phẩm và quy định pháp luật. Có thể giới thiệu một món đặc trưng kèm câu chuyện ngắn về nguồn gốc, để món ăn trở thành đề tài trò chuyện.
Đặt thực đơn cố định trước với nhà hàng thay vì để khách gọi tại bàn. Khách nước ngoài thường ngại gọi món khi không đọc được thực đơn và không biết giá, và việc gọi món mất thời gian khiến câu chuyện bị gián đoạn. Báo trước với nhà hàng lượng thức ăn vừa phải, tránh bày quá nhiều món đến mức khách thấy áp lực phải ăn hết.
Xếp chỗ: thông lệ chung cho bàn dài và bàn tròn
Thông lệ xếp chỗ trong tiệc chiêu đãi có khác nhau giữa các nước và tổ chức, nhưng nguyên tắc chung là: chủ tiệc và khách chính ở vị trí trung tâm, khách quan trọng ngồi bên phải chủ tiệc, hai bên xen kẽ để ai cũng có người của phía kia để trò chuyện.
| Vị trí | Bàn tròn | Bàn dài |
|---|---|---|
| Chủ tiệc | Chỗ nhìn ra cửa, thấy toàn phòng | Giữa một cạnh dài, hoặc đầu bàn |
| Khách chính | Bên phải chủ tiệc | Đối diện chủ tiệc ở giữa cạnh kia, hoặc bên phải chủ tiệc |
| Khách thứ hai | Bên trái chủ tiệc | Bên phải hoặc bên trái khách chính |
| Người của hai bên | Ngồi xen kẽ | Xen kẽ dọc hai cạnh |
| Phiên dịch | Ngồi hơi lùi phía sau, giữa chủ và khách | Sau hoặc cạnh người cần dịch |
| Người lo hậu cần | Gần cửa, dễ ra vào | Cuối bàn, gần lối đi |
Phiên dịch trong bữa tiệc làm việc liên tục và gần như không ăn được. Người chủ tiệc chu đáo sắp xếp cho phiên dịch dùng bữa trước hoặc sau, và chủ động nói chậm, ngắt câu ngắn để việc dịch dễ dàng. Đặt bảng tên ở từng chỗ ngồi giúp khách không lúng túng; nhớ kiểm cách viết tên và chức danh của khách cho chính xác.
Trong bữa tiệc: nhịp đi của một buổi chiêu đãi tốt
Một bữa chiêu đãi kiểu này thường kéo dài khoảng hai giờ. Nhịp phổ biến như sau, bạn điều chỉnh theo văn hoá của khách.
- Đến trước khách. Chủ tiệc có mặt sớm để kiểm phòng, chỗ ngồi, bảng tên, nhiệt độ, đồ uống không cồn. Đón khách ở cửa phòng, không ngồi chờ sẵn ở bàn.
- Mời khách ngồi theo chỗ đã sắp. Chủ tiệc dẫn khách chính tới chỗ và chỉ ngồi xuống sau khi khách đã ngồi.
- Lời chào mừng ngắn. Sau khi đồ uống được rót, chủ tiệc nói vài câu chào mừng và mời nâng ly. Không diễn văn dài trước khi khách được ăn.
- Chuyện công việc đúng lúc. Với nhiều nền văn hoá, bữa tiệc là để xây dựng quan hệ; chuyện hợp đồng nên đợi khách nêu ra hoặc để sau món chính. Đừng mở tài liệu trên bàn ăn.
- Để ý khách liên tục. Ai không ăn được món nào, ai hết đồ uống, ai lạc khỏi câu chuyện vì không theo kịp ngôn ngữ. Chủ tiệc chuyển hướng câu chuyện để mọi người cùng tham gia.
- Kết thúc chủ động. Khi tráng miệng và trà, cà phê đã dùng, chủ tiệc cảm ơn và mở lời kết thúc, đặc biệt khi khách có lịch sớm hôm sau. Đừng để khách phải tự tìm cách xin về.
Thanh toán là việc của chủ tiệc và nên diễn ra kín đáo, tốt nhất là đã thoả thuận trước với nhà hàng để không có hoá đơn mang ra bàn. Khách nước ngoài đôi khi đề nghị góp tiền; từ chối nhẹ nhàng và cảm ơn, có thể ngỏ lời hẹn lần sau khách làm chủ.
Khi đoàn khách đông: tiệc nhiều bàn
Với đoàn từ mười người trở lên, bữa tiệc thường chia nhiều bàn tròn. Bàn chính gồm chủ tiệc, trưởng đoàn khách và vài người quan trọng nhất của hai phía; các bàn còn lại cần mỗi bàn có ít nhất một người của phía chủ làm chủ bàn, có trách nhiệm mời món, để ý khách và giữ câu chuyện. Một bàn toàn khách nước ngoài không có ai phía chủ ngồi cùng sẽ cảm thấy bị bỏ rơi, dù món ăn có ngon đến đâu.
Chia khách theo nhóm có điểm chung: người cùng chuyên môn ngồi với nhau, người nói được cùng ngôn ngữ ngồi gần nhau. Nếu chỉ có một phiên dịch, đặt phiên dịch ở bàn chính, còn các bàn khác ưu tiên xếp người phía chủ nói được ngoại ngữ. Gửi trước danh sách chỗ ngồi cho đầu mối của khách xem lại, vì họ biết rõ thứ bậc và quan hệ nội bộ của đoàn hơn bạn.
Khi chủ tiệc đi chào các bàn, chào ngắn ở mỗi bàn, nâng ly cảm ơn, rồi quay về bàn chính; vắng mặt quá lâu ở bàn chính làm khách chính cảm thấy bị bỏ lại. Người dẫn chương trình, nếu có, nên giới thiệu ngắn hai phía ở đầu bữa để khách các bàn biết ai là ai.
Những sai sót hay gặp khi chiêu đãi khách nước ngoài
Ép khách thử món lạ hoặc uống rượu. Sự nhiệt tình của chủ nhà có thể thành áp lực. Mời một lần, khách từ chối thì thôi, không trêu chọc hay thuyết phục thêm.
Nói tiếng Việt với nhau quá lâu. Khi người hai phía cùng bàn, người phía chủ dễ quay sang trao đổi riêng bằng tiếng Việt. Khách bị đẩy ra khỏi câu chuyện và có thể nghĩ đang có điều gì đó giấu họ. Nếu cần trao đổi nội bộ, ra ngoài hoặc nói ngắn rồi giải thích.
Chọn nơi quá ồn hoặc có tiết mục biểu diễn kéo dài. Tiết mục văn nghệ hay nhạc sống có thể làm khách vui, nhưng nếu kéo dài, cuộc trò chuyện bị cắt. Đặt tiết mục ngắn, vào cuối bữa.
Kéo dài bữa tiệc sang tăng hai. Với một số đối tác, lời mời đi tiếp sau bữa tối là thân tình; với nhiều người khác là gánh nặng sau ngày làm việc dài. Ngỏ lời một lần và tôn trọng câu trả lời.
Quên người đi cùng khách. Trợ lý, phiên dịch, tài xế của đoàn khách cũng cần được sắp chỗ ăn uống. Đây là chi tiết khách để ý và đánh giá cao.
Sau bữa tiệc: phần việc làm nên ấn tượng cuối
Tiễn khách tới xe hoặc tới cửa, không chào tạm biệt ở bàn. Nếu khách không có phương tiện riêng, đã sắp xếp xe đưa về từ trước. Với khách ở khách sạn xa, nhắn hỏi đã về tới nơi là một chi tiết nhỏ nhưng ấm áp.
Trong vòng một ngày, gửi lời cảm ơn khách đã dành thời gian, kèm ảnh chụp chung nếu có và nếu khách đồng ý chụp. Nếu trong bữa tiệc đã hứa gửi tài liệu, giới thiệu người quen hay thông tin gì, hãy làm sớm; lời hứa nhỏ được giữ đúng hẹn có giá trị hơn mọi món ăn.
Ghi chép lại cho lần sau: khách thích món gì, kiêng gì, quan tâm đề tài nào, có kỷ niệm gì đáng nhớ trong bữa. Lần chiêu đãi tiếp theo, việc chủ tiệc nhớ khách không ăn cay hay thích một loại trà cụ thể là dấu hiệu của sự chu đáo mà khách sẽ ghi nhận. Đồng thời, nếu đơn vị có quy định về chi phí tiếp khách và quà tặng, hãy làm đúng thủ tục để bữa tiệc minh bạch.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tổ chức tiệc chiêu đãi tại nhà riêng không?
Mời khách tới nhà là cử chỉ thân tình, rất được trân trọng ở nhiều nền văn hoá, nhưng phù hợp hơn khi quan hệ đã thân. Với buổi gặp đầu, nhà hàng phòng riêng là lựa chọn an toàn, ít gây áp lực cho cả hai phía.
Khách cần thực phẩm halal thì chủ tiệc cần lưu ý gì?
Chọn nhà hàng có kinh nghiệm phục vụ thực phẩm halal và báo trước số suất cụ thể. Tránh mọi món có thịt lợn, mỡ lợn, nước dùng hay phụ gia từ lợn, hỏi khách về đồ uống có cồn. Nếu cả đoàn đều cần, chọn thực đơn chung để khách không phải ăn khác bàn.
Đối tác mang theo vợ hoặc chồng thì có cần mời cả hai không?
Nếu biết trước khách đi cùng người thân, mời cả hai là phép lịch sự phổ biến, và chủ tiệc nên mời người bạn đời của mình nếu phù hợp. Sắp chỗ để người đi cùng không bị lạc lõng giữa câu chuyện công việc.
Có nên tặng quà ngay trong bữa tiệc không?
Có thể, thường vào cuối bữa, quà nhỏ gọn để khách dễ mang theo. Quà lớn hoặc quà chính thức nên trao ở buổi gặp riêng. Nếu khách là cán bộ nhà nước hoặc làm cho tổ chức có quy định về quà tặng, chọn quà mang tính biểu tượng, giá trị nhỏ.
Khách đến muộn quá lâu thì chủ tiệc nên làm gì?
Chờ khoảng mười lăm đến hai mươi phút, liên hệ đầu mối của khách để hỏi. Nếu khách còn lâu mới tới, có thể mời những người đã có mặt dùng đồ uống, món nhẹ trước. Khi khách tới, đón như bình thường, không nhắc tới việc muộn.
Trong bữa tiệc khách nói về chuyện nhạy cảm thì chủ tiệc xử lý sao?
Lắng nghe lịch sự, không tranh luận gay gắt, rồi nhẹ nhàng chuyển sang đề tài chung như ẩm thực, du lịch, gia đình. Chủ tiệc có trách nhiệm giữ không khí, không cần thắng một cuộc tranh luận trên bàn ăn.
