Đi viếng thay mặt cơ quan, công ty khác đi viếng riêng ở ba điểm: đoàn có người đứng đầu nói lời chia buồn và ghi sổ tang thay cho tập thể, vòng hoa và phúng viếng mang tên đơn vị, và cả đoàn vào viếng, ra về cùng nhau theo một thứ tự. Mục đích là để gia đình thấy sự quan tâm của cả tổ chức, gói trong một lượt viếng ngắn, gọn và trang trọng.
Những trường hợp thường gặp: nhân viên có bố mẹ, vợ chồng, con mất; nhân viên hoặc cán bộ hưu trí qua đời; người thân của lãnh đạo đối tác mất. Mỗi trường hợp có mức độ khác nhau, nhưng trình tự chuẩn bị gần như giống nhau. Quy chế nội bộ của từng đơn vị (ai đi, mức hỗ trợ, vòng hoa) được ưu tiên; bài này mô tả phép ứng xử chung.
Ai nên đi, đoàn bao nhiêu người
Thành phần đoàn phụ thuộc vào mối quan hệ của người mất hoặc người có tang với đơn vị. Với nhân viên có người thân mất, thường có trưởng bộ phận trực tiếp, đại diện công đoàn hoặc bộ phận nhân sự, và một số đồng nghiệp gần. Với cán bộ lâu năm qua đời, đoàn thường có lãnh đạo cấp cao hơn. Với đối tác, người đi là người phụ trách quan hệ và một lãnh đạo tương xứng vai với người có tang.
Đoàn không cần đông. Một đoàn ba đến bảy người vào viếng gọn, không làm ùn bàn tiếp khách, không chiếm chỗ của khách khác. Nếu cả phòng ban muốn đi, có thể chia làm đoàn chính đi cùng giờ và những người khác đến riêng vào lúc khác, hoặc góp chung vào phúng của đoàn.
Người đứng đầu đoàn nên là người có chức danh cao nhất trong đoàn hoặc người được giao. Người đó sẽ nói lời chia buồn, ghi sổ tang, và là người gia đình nhớ đến khi cảm ơn. Cần phân công thêm một người lo vòng hoa, phong bì và giờ giấc, để trưởng đoàn chỉ tập trung vào phần nghi thức.
Chuẩn bị trước khi đi
Những việc dưới đây nên làm trong vòng vài giờ sau khi nhận tin, vì thời gian viếng ở nhà tang lễ thường chỉ kéo dài một hai ngày.
- Xác minh thông tin. Tên người mất, quan hệ với nhân viên, địa điểm và giờ viếng, giờ lễ truy điệu và đưa tang. Lấy từ cáo phó hoặc từ người thân của nhân viên, tránh làm phiền chính người có tang.
- Hỏi lời dặn của gia đình. Có nhận vòng hoa, nhận phúng không; gia đình có mong muốn tổ chức gọn hay không. Không nhận thì đoàn chỉ đến viếng, không mang theo.
- Đặt vòng hoa hoặc lẵng hoa. Ghi rõ tên đơn vị trên băng, kiểm tra chính tả tên người mất và tên đơn vị, hẹn giao trước giờ đoàn đến.
- Chuẩn bị phong bì phúng chung. Ghi tên đơn vị, có thể kèm danh sách người góp nếu là phúng của tập thể nhân viên. Mức phúng theo quy chế hoặc theo thống nhất trong tập thể.
- Thống nhất giờ tập trung và trang phục. Nhắn trước trong nhóm: giờ có mặt ở đâu, mặc sơ mi tối màu hoặc trắng với quần tối, không mang theo gì ngoài đồ cá nhân cần thiết.
- Phân vai. Ai cầm vòng hoa vào, ai đưa phong bì, ai ghi sổ, ai đứng đầu. Phân trước giúp đoàn không đứng lúng túng nhìn nhau ở cổng.
Nếu người có tang là nhân viên mới hoặc ít người biết, trưởng bộ phận nên báo cho cả nhóm một câu ngắn về hoàn cảnh để mọi người không hỏi lại nhân viên đó những câu khó trả lời.
Trình tự một lượt viếng của đoàn
Khi đến nơi, đoàn tập trung ở bên ngoài, chỉnh trang phục, tắt chuông điện thoại rồi mới vào. Trình tự phổ biến như sau, tuỳ cách ban lễ tang hướng dẫn.
- Báo tên đoàn ở bàn tiếp khách. Người phụ trách nói tên đơn vị, đưa phong bì phúng; ban lễ tang thường đọc tên đoàn trước khi mời vào.
- Đưa vòng hoa vào trước. Hai người cầm vòng hoa đi đầu, đặt theo chỗ nhân viên tang lễ chỉ, chỉnh băng cho ngay ngắn.
- Đoàn vào viếng theo hàng. Trưởng đoàn đứng giữa hàng đầu, các thành viên đứng phía sau hoặc hai bên. Làm nghi thức viếng chung theo hướng dẫn, đứng nghiêm, cúi đầu.
- Đi vòng quanh linh cữu nếu được mời. Trưởng đoàn đi đầu, đi chậm, không dừng lâu.
- Chia buồn với gia quyến. Trưởng đoàn nắm tay đại diện gia đình, nói lời chia buồn thay mặt đơn vị; các thành viên lần lượt bắt tay, cúi đầu, nói thêm một câu ngắn nếu muốn.
- Ghi sổ tang. Trưởng đoàn ghi vài dòng thay mặt tập thể. Thành viên không cần ghi riêng trừ khi muốn.
- Ra về cùng nhau sau khi được mời ngồi uống chén trà (nếu có), chào đại diện gia đình trước khi rời.
Toàn bộ lượt viếng của đoàn thường chỉ mười lăm đến ba mươi phút. Đoàn không nên ngồi lâu vì gia đình còn tiếp nhiều đoàn khác.
Lời chia buồn và lời ghi sổ tang mẫu
Lời của trưởng đoàn nên ngắn, có tên đơn vị, có một chi tiết về người mất hoặc người có tang nếu biết. Các mẫu dưới đây là câu tự đặt; đổi tên đơn vị, tên người cho đúng.
| Tình huống | Lời nói trực tiếp | Lời ghi sổ tang |
|---|---|---|
| Nhân viên có bố/mẹ mất | "Thay mặt ban giám đốc và anh chị em phòng kinh doanh, em xin chia buồn cùng chị và gia đình. Chị cứ yên tâm lo việc nhà." | "Ban giám đốc và tập thể phòng kinh doanh xin thành kính chia buồn cùng chị và gia đình. Mong gia đình sớm vượt qua mất mát này." |
| Cán bộ hưu trí qua đời | "Đơn vị xin chia buồn cùng gia đình. Bác đã gắn bó với đơn vị hơn hai mươi năm, anh em thế hệ sau vẫn nhắc đến bác." | "Tập thể đơn vị vô cùng thương tiếc bác, người đã gắn bó và đóng góp nhiều năm cho đơn vị. Xin thành kính chia buồn cùng gia đình." |
| Người thân của lãnh đạo đối tác | "Thay mặt công ty, em xin gửi lời chia buồn sâu sắc tới anh và gia đình." | "Công ty xin thành kính chia buồn cùng ông và gia đình trước sự ra đi của bà cụ." |
| Nhân viên qua đời | "Đơn vị mất đi một người đồng nghiệp tận tuỵ. Anh em xin chia buồn cùng gia đình và sẵn sàng hỗ trợ gia đình mọi việc trong khả năng." | "Tập thể đơn vị vô cùng thương tiếc một người đồng nghiệp tận tuỵ, chân thành. Xin chia buồn sâu sắc cùng gia đình." |
Khi ghi sổ tang, viết tay rõ ràng, ghi ngày, tên đơn vị và tên trưởng đoàn ký thay. Tránh lời văn quá dài hoặc quá hoa mỹ; ba bốn dòng chân thành là đủ.
Sau tang lễ: những việc tổ chức nên làm tiếp
Vai trò của đơn vị không dừng ở lượt viếng. Với nhân viên có tang, việc thiết thực nhất là sắp xếp nghỉ việc và bàn giao công việc để người đó không phải lo. Pháp luật lao động Việt Nam có quy định về nghỉ việc riêng có hưởng lương khi có người thân mất; đơn vị nên kiểm tra quy định hiện hành và quy chế nội bộ, và nói rõ với nhân viên quyền lợi của họ thay vì để họ tự hỏi.
Khi nhân viên đi làm lại, trưởng bộ phận nên có một cuộc nói chuyện riêng ngắn: hỏi thăm, hỏi họ cần linh hoạt gì trong vài tuần tới (giờ giấc, khối lượng việc), rồi để họ quay lại nhịp làm việc theo tốc độ của mình. Nhắc cả nhóm tránh hỏi lại chi tiết về tang lễ.
Với tang lễ của đối tác, một thư chia buồn chính thức của lãnh đạo đơn vị, gửi trong vòng vài ngày, là cách khép lại phù hợp, nhất là khi đoàn không đến viếng được. Nhóm làm việc với đối tác nên chủ động lùi các hạn chót và cuộc họp không cấp thiết trong khoảng thời gian người đó vắng mặt.
Khi người qua đời là nhân viên đương chức
Đây là trường hợp nặng nề nhất với một tập thể, và cũng là lúc vai trò của đơn vị rõ nhất. Ngoài lượt viếng, đơn vị thường được gia đình nhờ hoặc tự đề nghị góp sức vào việc tổ chức: cử người trông bàn tiếp khách, đón các đoàn đồng nghiệp, đôi khi đọc điếu văn tại lễ truy điệu. Chỉ nhận những việc gia đình đồng ý, không tự ý thay gia đình quyết định.
Về thông tin, đơn vị cần thống nhất một người liên hệ với gia đình để gia đình không phải trả lời điện thoại của hàng chục đồng nghiệp. Tin buồn báo trong nội bộ nên ngắn, đúng sự thật, chỉ gồm những gì gia đình đã đồng ý công bố; không nêu nguyên nhân mất nếu gia đình không muốn.
Sau tang lễ, đơn vị nên chủ động giải quyết sớm các quyền lợi còn lại của người lao động cho gia đình theo quy định, và trao lại đồ dùng cá nhân để ở chỗ làm một cách chu đáo: gói gọn gàng, một người đại diện mang đến, không gửi qua đường chuyển phát. Bàn làm việc của người mất cũng không nên dọn ngay ngày hôm sau trước mặt đồng nghiệp còn đang buồn.
Những lỗi đoàn viếng hay mắc, và cách tránh
Đoàn đông người dễ mắc lỗi hơn khách đi lẻ, vì ai cũng nghĩ người khác đã lo. Bảng dưới đây là những lỗi phổ biến nhất.
| Lỗi hay gặp | Hậu quả | Cách tránh |
|---|---|---|
| Sai tên người mất hoặc tên đơn vị trên băng vòng hoa | Lỗi đặt giữa hội trường, ai cũng thấy | Người phụ trách đọc lại nội dung băng trước khi xác nhận đặt |
| Đoàn đến lẻ tẻ, người trước người sau | Gia đình phải đón nhiều lần, ban lễ tang đọc tên đoàn lúc thiếu người | Tập trung bên ngoài, đủ người mới vào |
| Trang phục không đồng đều | Đoàn trông thiếu chuẩn bị | Nhắn trước một câu về trang phục |
| Trưởng đoàn nói dài, nói như phát biểu | Gia quyến phải đứng nghe lâu, khách sau phải chờ | Hai ba câu, nói nhỏ, đủ nghe |
| Cả đoàn ngồi lại lâu, nói chuyện công việc | Chiếm chỗ, gây ồn | Uống chén trà rồi xin phép về cùng nhau |
| Không ai ghi sổ tang | Gia đình không lưu được tên đơn vị | Phân công trước người ghi sổ |
Phần lớn các lỗi này được tránh chỉ bằng việc có một người phụ trách rõ ràng. Đoàn viếng nhỏ cũng nên có người đó.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có tang ở tỉnh xa, đơn vị có cần cử người đến không?
Không bắt buộc, tuỳ quy chế và mức độ gắn bó. Nhiều đơn vị chọn gửi vòng hoa qua dịch vụ địa phương, gửi phúng qua đường chuyển khoản kèm thư chia buồn, và trưởng bộ phận gọi điện hỏi thăm. Nếu có đồng nghiệp người cùng quê, nhờ họ đại diện đến viếng là cách chu đáo.
Trưởng đoàn không biết người mất thì nói gì cho phải?
Hướng lời chia buồn vào người có tang mà mình biết, như nhân viên hay đối tác, và nhắc đến sự đồng hành của đơn vị. Không cần giả vờ biết người mất. Một câu thay mặt đơn vị chia buồn cùng anh chị và gia đình, mong gia đình giữ sức khoẻ là đủ trang trọng.
Đoàn có nên chụp ảnh khi đi viếng để báo cáo nội bộ không?
Không nên chụp ảnh trong khu vực viếng. Nếu đơn vị cần lưu lại để báo cáo, chỉ ghi lại thông tin bằng chữ: ngày giờ, thành phần đoàn, vòng hoa, phúng chung. Chụp ảnh đoàn đứng trước linh cữu gây khó chịu cho gia đình và những khách khác.
Đơn vị muốn hỗ trợ thêm cho gia đình nhân viên khó khăn thì làm thế nào cho tế nhị?
Nên trao qua kênh chính thức, như công đoàn hay quỹ tương trợ, kèm thư ngắn, và tốt nhất là sau tang lễ chứ không trao giữa đám tang. Tránh công bố số tiền trước tập thể. Hỗ trợ bằng việc làm như sắp xếp nghỉ, giảm việc cũng có giá trị tương đương.
Có cần đi viếng nếu người có tang là đối tác mới, mới làm việc vài lần?
Thường thì một thư hoặc tin nhắn chia buồn chính thức là đủ và đúng mực. Đến viếng khi quan hệ còn quá mới có thể khiến gia đình bối rối vì không biết khách là ai. Nếu đối tác có công bố tổ chức viếng rộng, đoàn nhỏ hai người đến ngắn gọn vẫn phù hợp.
Đồng nghiệp muốn đi viếng riêng ngoài đoàn chính có được không?
Được, và nhiều khi rất ý nghĩa với người có tang. Chỉ nên tránh đi trùng giờ với đoàn chính để không tạo cảm giác lẻ tẻ, và không cần mang phong bì riêng nếu đã góp vào phúng chung, trừ khi bạn muốn thể hiện tình cảm cá nhân.
