Một lễ ký kết hợp tác — giữa hai trường, trường với doanh nghiệp, hai cơ quan hay hai công ty — thường đi theo trình tự: tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu, phát biểu ngắn của hai bên, nghi thức ký tại bàn ký, trao đổi văn bản và bắt tay, chụp ảnh, rồi có thể nâng ly chúc mừng. Phần ký thật sự chỉ mất vài phút, nhưng là phần được chụp ảnh, đưa tin và lưu lại lâu nhất.
Theo thông lệ lễ tân phổ biến ở Việt Nam và quốc tế, chủ nhà nhường vị trí bên phải cho khách: khi hai người ký ngồi nhìn ra phía khán giả, khách ngồi bên phải chủ nhà. Thành viên hai đoàn đứng phía sau, sau lưng người ký của bên mình, người có vị trí cao hơn đứng gần giữa.
Bài này đi qua cách bố trí bàn ký, vai trò người hỗ trợ ký, thứ tự ký các bản, câu dẫn của người điều hành và những lỗi khiến buổi lễ lúng túng. Giá trị pháp lý và nội dung của văn bản là việc của bộ phận pháp chế, luật sư hai bên — bài chỉ bàn phần nghi thức.
Bố trí bàn ký và khu vực lễ
Bàn ký đặt chính giữa, quay về phía khán giả. Bàn đủ dài cho hai người ngồi thoải mái, phủ khăn trơn màu, có thể có hoa thấp ở giữa hoặc hai đầu. Hoa cao che mặt người ký trong ảnh là lỗi thường gặp.
Hai ghế cùng loại, cùng độ cao. Ghế khác nhau dễ tạo cảm giác một bên “trên” một bên “dưới”. Ghế không có tay vịn rộng giúp người ký đứng dậy nhanh khi trao văn bản.
Khách ngồi bên phải chủ nhà. Tính theo hướng người ngồi nhìn ra khán giả. Người dàn dựng đứng dưới khán phòng nhìn lên sẽ thấy khách ở bên trái — cần dặn rõ để tránh đặt ngược biển tên.
Mỗi chỗ ngồi có bìa văn bản và bút. Bìa da hoặc bìa cứng, bút ký đã thử mực. Nhiều đơn vị dùng bút giống nhau cho hai bên và tặng lại bút làm kỷ niệm.
Phía sau là khu đứng của hai đoàn. Đoàn chủ nhà đứng sau người ký chủ nhà, đoàn khách đứng sau người ký bên khách; người cao nhất đứng gần trung tâm. Số người đứng hai bên nên tương đương, quá chênh lệch trông mất cân đối.
Ký kết quốc tế có thêm cờ để bàn. Khi hai bên thuộc hai nước, cờ nhỏ của mỗi nước thường đặt trên bàn trước người ký của nước đó. Việc treo, đặt cờ trong dịp đối ngoại có quy định và thông lệ riêng; đơn vị nên hỏi bộ phận đối ngoại hoặc cơ quan quản lý.
Trình tự lễ ký kết từng bước
Khuôn dưới đây phù hợp với lễ ký cỡ vừa, kéo dài khoảng ba mươi đến bốn mươi lăm phút.
- Ổn định, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu hai bên — thường giới thiệu đoàn khách trước, đoàn chủ nhà sau.
- Phát biểu của chủ nhà: chào mừng, nêu ngắn bối cảnh và nội dung hợp tác.
- Phát biểu của bên khách: cảm ơn, kỳ vọng.
- Mời hai người ký vào bàn ký; thành viên hai đoàn lên đứng phía sau.
- Ký văn bản: mỗi người ký bản đặt trước mặt mình, người hỗ trợ đổi bìa để ký tiếp bản còn lại.
- Trao đổi văn bản: hai người đứng dậy, trao bìa cho nhau, bắt tay, quay về phía máy ảnh.
- Chụp ảnh người ký, rồi chụp cả hai đoàn.
- Nâng ly chúc mừng (nếu có) hoặc chuyển sang thảo luận, tham quan.
Phát biểu ở hai bước 2 và 3 nên được giới hạn trước, khoảng năm phút mỗi bên. Nếu có người phiên dịch, thời lượng gần như gấp đôi — cần tính vào lịch và cân nhắc để người phát biểu chuẩn bị văn bản cho phiên dịch đọc trước.
Ký bản nào trước: thông lệ luân phiên
Khi văn bản được lập thành nhiều bản — thường mỗi bên giữ ít nhất một bản, văn bản song ngữ có thể có bản cho mỗi ngôn ngữ — câu hỏi đặt ra là ai ký trước, ký ở đâu trên trang. Thông lệ ngoại giao lâu đời gọi là nguyên tắc luân phiên (trong tiếng Pháp là alternat): trên bản mà mỗi bên sẽ giữ, tên bên đó được nêu trước và chữ ký của người đại diện bên đó đặt ở vị trí ưu tiên. Mỗi người vì vậy ký trước vào bản của bên mình, rồi hai người hỗ trợ đổi bìa cho nhau để ký vào bản của bên kia.
Trong hợp tác giữa các trường, các doanh nghiệp trong nước, nhiều đơn vị không áp dụng chặt chẽ như vậy; văn bản có một mẫu chung, hai bên ký cạnh nhau ở cuối. Dù theo cách nào, điều cần thống nhất trước là: có bao nhiêu bản, mỗi bản đặt trong bìa nào, chỗ ký và đóng dấu ở đâu, có ký nháy từng trang không. Đóng dấu thường được làm sau lễ bởi văn thư hai bên, không làm trước ống kính.
Với văn bản song ngữ, hai bên cần thống nhất trước bản ngôn ngữ nào có giá trị khi có khác biệt trong cách hiểu, hoặc hai bản có giá trị như nhau — đây là điều khoản nội dung do người soạn thảo hai bên quyết, không phải chi tiết nghi thức. Về mặt lễ, chỉ cần chắc chắn mỗi bìa chứa đúng bộ văn bản, đúng ngôn ngữ cho người sẽ ký, và trang ký của hai ngôn ngữ trình bày giống nhau để hai người ký cùng nhịp.
Người hỗ trợ của hai bên nên gặp nhau trước giờ lễ, cùng mở từng bìa kiểm tra: đúng bản, đúng thứ tự trang, đã đánh dấu chỗ ký (bằng giấy dán nhỏ, gỡ được). Một bản đặt nhầm bìa sẽ biến vài phút ký thành vài phút lật giấy trước máy ảnh.
Người hỗ trợ ký: vai trò ít ai để ý
Đứng phía sau, lệch ra ngoài. Mỗi người ký có một người hỗ trợ đứng sau lưng, hơi chếch về phía ngoài bàn, để không che người ký và không đứng vào giữa khung ảnh.
Mở bìa, chỉ chỗ ký. Khi người ký ngồi xuống, người hỗ trợ mở bìa đúng trang, chỉ nhẹ vị trí ký. Không nói to, không cúi sát mặt người ký.
Thấm mực, gập bìa. Nếu dùng bút mực, người hỗ trợ có thể dùng giấy thấm trước khi gập bìa. Bút bi ít rủi ro hơn và thường được chọn.
Đổi bìa đúng nhịp. Hai người hỗ trợ cùng lúc cầm bìa lên, đổi cho nhau qua phía sau người ký, đặt xuống đúng trang. Tập một lần trước là đủ.
Thu bút và giữ văn bản sau lễ. Sau khi trao đổi và chụp ảnh, người hỗ trợ nhận lại bìa từ người ký, mang về để văn thư đóng dấu, lưu trữ. Văn bản gốc không nên bị bỏ quên trên bàn trong lúc mọi người chuyển sang nâng ly.
Nên – tránh trong lễ ký kết
Những điểm dưới đây được góp ý nhiều nhất sau các buổi ký kết giữa cơ quan, trường học và doanh nghiệp.
| Nên | Tránh |
|---|---|
| Chốt nội dung văn bản trước ngày lễ, kể cả bản dịch | Sửa câu chữ trên bàn ký, ngay trước ống kính |
| Thống nhất số bản, chỗ ký, có ký nháy hay không | Để người ký tự tìm chỗ ký |
| Hai bên có số người đứng phía sau tương đương | Một bên đông kín, một bên lác đác hai người |
| Giới thiệu đoàn khách trước, chủ nhà sau | Giới thiệu theo thứ tự ngẫu nhiên, nhầm chức danh |
| Thử bút, thử micro, tổng duyệt vị trí đứng | Phát hiện bút không ra mực khi đang ký |
| Nâng ly có chừng mực, có đồ uống không cồn | Ép người khác uống, nhất là khi họ phải lái xe |
Với văn bản có giá trị ràng buộc (hợp đồng, thoả thuận có nghĩa vụ tài chính), việc rà nội dung, thẩm quyền ký và thủ tục kèm theo cần bộ phận pháp chế hoặc luật sư kiểm tra trước. Nghi thức đẹp không thay được một văn bản đúng.
Lời dẫn mẫu cho người điều hành buổi lễ
Lời mời vào bàn ký: “Kính thưa quý vị, sau đây là nghi thức ký kết thoả thuận hợp tác giữa hai đơn vị. Trân trọng kính mời ông Trần Văn D, Hiệu trưởng nhà trường, và bà Phạm Thị E, Tổng giám đốc công ty, lên bàn ký. Kính mời các thành viên hai đoàn lên sân khấu.” (Tên chỉ là ví dụ.) Lời mời nên nêu đúng tên văn bản sẽ ký, đúng như tiêu đề in trên văn bản.
Trong lúc ký, người dẫn im lặng hoặc để nhạc nền nhẹ. Không nên đọc lại nội dung thoả thuận trong lúc ký — khách đã nghe ở phần phát biểu. Khi hai người đứng dậy trao đổi văn bản: “Xin một tràng pháo tay chúc mừng sự hợp tác giữa hai đơn vị.” Sau ảnh chung: “Xin trân trọng cảm ơn. Kính mời quý vị nâng ly chúc mừng” hoặc “Kính mời quý vị tham dự phần trao đổi tiếp theo.”
Nếu buổi lễ song ngữ, người dẫn nói câu tiếng Việt trước, câu tiếng nước ngoài sau, nội dung giống nhau và ngắn. Lời dẫn dài hai thứ tiếng là cách nhanh nhất làm buổi lễ chậm lại một nửa.
Ký kết giữa nhà trường và doanh nghiệp: những điểm riêng
Ký kết giữa trường và doanh nghiệp (thực tập, học bổng, đào tạo theo đặt hàng) ngày càng phổ biến ở cả đại học lẫn trường nghề. Ở đây có một nhóm người dự thường bị quên: sinh viên. Mời đại diện sinh viên ngồi hàng ghế khách, hoặc để một sinh viên phát biểu ngắn về điều mình mong đợi, làm buổi lễ bớt hình thức và cho doanh nghiệp thấy người sẽ thực sự tham gia chương trình.
Khi có nhiều doanh nghiệp cùng ký với trường trong một buổi, nên ký theo lượt, mỗi lượt một hoặc hai doanh nghiệp, theo thứ tự đã thống nhất (ví dụ theo thứ tự chữ cái tên đơn vị) và báo trước, để không ai thắc mắc vì sao mình được mời sau. Mỗi lượt cần có văn bản riêng đặt sẵn trong bìa ghi rõ tên, giao cho người hỗ trợ theo đúng thứ tự.
Sau lễ, công khai cho sinh viên biết nội dung hợp tác cụ thể — vị trí thực tập, điều kiện học bổng, đầu mối liên hệ ở phòng ban của trường. Một lễ ký kết đẹp mà sau đó sinh viên không biết gì về chương trình là lễ ký kết chỉ để chụp ảnh.
Câu hỏi thường gặp
Người ký có cần đứng dậy khi trao đổi văn bản không?
Có, theo thông lệ phổ biến. Hai người đứng dậy, trao bìa văn bản cho nhau bằng tay phải hoặc hai tay, bắt tay rồi quay về phía máy ảnh. Ngồi trao qua bàn trông vội và khó chụp ảnh.
Ai ngồi bên phải trong lễ ký kết giữa hai đơn vị trong nước?
Vẫn theo nguyên tắc chủ nhà nhường bên phải cho khách. Nếu lễ tổ chức ở địa điểm trung lập, hai bên có thể thoả thuận; thường bên khởi xướng hoặc bên tổ chức đóng vai chủ nhà.
Có nên ký văn bản ngay trong lễ hay ký trước rồi chỉ diễn lại?
Nên ký thật trong lễ khi nội dung đã chốt và người ký có đủ thẩm quyền. Một số trường hợp văn bản đã được ký trước vì lý do thủ tục; khi đó buổi lễ thường là lễ trao văn bản, nên gọi đúng tên để tránh hiểu lầm.
Ký nháy từng trang có cần làm trong lễ không?
Không nên. Ký nháy nhiều trang mất thời gian và không đẹp trước ống kính. Việc này thường được làm trước lễ bởi người có thẩm quyền hoặc người được giao, theo thoả thuận của hai bên.
Có bắt buộc nâng ly sau lễ ký kết không?
Không. Nâng ly là phần chúc mừng tuỳ chọn. Nếu có, nên chuẩn bị cả đồ uống không cồn, chỉ nâng một lần tượng trưng, và tôn trọng người không uống rượu bia vì lý do sức khoẻ, tín ngưỡng hay vì phải lái xe.
Ký kết trực tuyến có cần nghi thức không?
Có thể giữ phần chào hỏi, phát biểu ngắn và để hai người ký cùng ký trước camera, giơ văn bản lên sau khi ký. Văn bản gốc sau đó được chuyển phát để hai bên ký bổ sung hoặc dùng chữ ký số theo quy định.
