Quà tặng đối tác nước ngoài nên là một món mang dấu ấn Việt Nam, giá trị vừa phải, gói cẩn thận, phù hợp tập quán của nước đối tác, và không vượt quá chính sách quà tặng của công ty họ. Người Nhật coi trọng cách gói và cách trao hơn giá trị; người Hàn và người Trung Quốc để ý con số, màu sắc và ý nghĩa đồng âm; đối tác Âu Mỹ thường bị giới hạn giá trị quà theo quy định nội bộ, nên quà nhỏ, có câu chuyện là an toàn nhất.
Những món người Việt hay chọn và thường được đón nhận: đồ sơn mài, gốm Bát Tràng hoặc Chu Đậu cỡ nhỏ, lụa, tranh in dân gian, chè, cà phê đặc sản vùng trồng, sô-cô-la làm từ cacao Việt Nam. Điều quan trọng là nói được vài câu về món quà — nó làm ở đâu, vì sao mình chọn — để món quà là lời giới thiệu văn hoá chứ không chỉ là đồ vật.
Bài này đi qua từng vùng văn hoá, những điều kiêng tránh hay gặp, cách trao và nhận, và phần ít ai nói: quy định quà tặng của doanh nghiệp đối tác.
Nguyên tắc chung trước khi chọn quà
Món quà trong quan hệ công việc quốc tế có ba chức năng: cảm ơn, đánh dấu quan hệ, và giới thiệu người tặng. Chức năng cuối thường bị quên. Một món đồ đắt mua ở sân bay nói rất ít về bạn; một hộp chè từ vùng chè nơi công ty bạn có nhà máy, hay một chiếc đĩa gốm từ làng nghề gần văn phòng, nói được nhiều hơn. Vì vậy câu hỏi đầu tiên không phải “quà gì sang”, mà là “quà gì có câu chuyện của chúng ta”.
Câu hỏi thứ hai là cấp bậc. Ở nhiều nền văn hoá châu Á, quà cho trưởng đoàn phải khác — thường là nhỉnh hơn — quà cho thành viên; tặng đồng loạt giống hệt nhau có thể bị xem là không phân biệt vai vế, còn chỉ tặng trưởng đoàn mà quên người khác thì bị coi là thiếu chu đáo. Cách an toàn là một món chính cho trưởng đoàn và món nhỏ cùng bộ cho từng thành viên.
Câu hỏi thứ ba là hành lý. Đối tác bay về nước với vali giới hạn ký; quà cồng kềnh, dễ vỡ, chất lỏng quá dung tích cho phép, thực phẩm tươi bị kiểm dịch là gánh nặng. Ưu tiên đồ nhẹ, nhỏ, đóng hộp chắc. Nếu tặng thực phẩm, chọn loại đóng gói có nhãn thành phần, vì nhiều nước kiểm soát chặt hàng thực phẩm nhập theo hành lý; khi phân vân, chọn đồ thủ công thay cho đồ ăn.
Cuối cùng, hỏi trước người điều phối phía đối tác — thư ký, người phụ trách lễ tân — về chính sách quà tặng và những điều cần biết. Một câu hỏi lịch sự trước chuyến thăm tiết kiệm nhiều lúng túng hơn mọi bảng kiêng kỵ.
Đối tác từng nước: nên chọn gì, cần tránh gì
Bảng dưới tổng hợp những tập quán được ghi nhận rộng rãi. Đây là xu hướng chung, không phải luật cho mọi cá nhân: người trẻ, người làm việc quốc tế lâu năm thường thoải mái hơn nhiều.
| Đối tác | Thường được đón nhận | Nên tránh | Cách trao |
|---|---|---|---|
| Nhật Bản | Quà nhỏ, tinh xảo, gói đẹp; đặc sản địa phương; đồ thủ công | Bộ bốn hoặc chín món (đồng âm với chết và khổ); hoa cúc trắng; quà quá đắt gây áp lực đáp lễ | Hai tay, cuối buổi gặp; nói khiêm tốn; người nhận thường không mở ngay |
| Hàn Quốc | Đặc sản, đồ thủ công, rượu vừa phải cho người dùng | Số bốn; viết tên người bằng mực đỏ | Hai tay; quà cho người lớn tuổi trao trước |
| Trung Quốc | Chè, đồ thủ công, quà theo cặp; màu đỏ, vàng | Đồng hồ, ô, lê (đồng âm với tiễn đưa, chia lìa); số bốn; gói giấy trắng hoặc đen | Hai tay; người nhận có thể từ chối vài lần trước khi nhận |
| Âu Mỹ | Quà nhỏ có câu chuyện; đặc sản đóng gói; đồ thủ công | Quà đắt vượt chính sách công ty; quà mang tính cá nhân quá mức | Thường mở ngay, cảm ơn và nhận xét về món quà |
| Trung Đông, Nam Á | Đồ thủ công, chè, cà phê, đồ ngọt có thành phần rõ | Đồ có cồn, sản phẩm từ thịt heo; với một số người là đồ da bò | Dùng tay phải hoặc hai tay; hỏi trước tập quán ăn uống |
Các điều kiêng tránh trên bắt nguồn từ ngôn ngữ (đồng âm), từ tập quán tang lễ (màu trắng, hoa cúc ở nhiều nước Đông Á và châu Âu), hoặc từ lựa chọn ăn uống của người nhận. Hiểu nguồn gốc giúp bạn suy luận được trong tình huống bảng không nhắc tới, thay vì học thuộc danh sách.
Với đối tác kiêng đồ có cồn hoặc kiêng một số loại thịt, đây là lựa chọn ăn uống cá nhân cần được tôn trọng tuyệt đối; nếu không chắc, chọn quà không phải đồ ăn uống.
Quà “mang hồn Việt” nhưng không gây phiền
Đồ sơn mài, khảm trai cỡ nhỏ. Hộp đựng danh thiếp, khay nhỏ, hộp trang sức. Nhẹ, có giá trị thủ công, dễ để bàn làm việc. Tránh tranh khổ lớn khó mang.
Gốm làng nghề. Chén trà, đĩa nhỏ, lọ hoa nhỏ. Đóng hộp có lót xốp; nếu được, kèm vài dòng giới thiệu làng nghề bằng tiếng Anh.
Lụa, khăn thêu. Khăn quàng lụa, cà vạt lụa, túi vải thêu tay. Chọn màu trung tính hoặc màu được ưa chuộng ở nước đối tác.
Chè, cà phê vùng trồng. Hộp nhỏ, đóng gói kín, có thông tin vùng trồng. Đây là món kể chuyện tốt: giống, độ cao, cách chế biến của vùng.
Đồ ngọt đóng gói. Sô-cô-la từ cacao Việt Nam, kẹo truyền thống đóng hộp đẹp. Kiểm thành phần với đối tác có lựa chọn ăn uống riêng.
Sách ảnh về Việt Nam. Hợp với người đã gắn bó lâu với dự án ở Việt Nam. Chọn sách song ngữ, khổ vừa phải.
Trao quà trong buổi làm việc với đoàn nước ngoài
Thời điểm và cách trao quan trọng không kém món quà. Trình tự dưới đây dùng cho buổi tiếp đoàn hoặc buổi làm việc tại văn phòng đối tác.
- Chuẩn bị đủ số lượng theo danh sách đoàn, cộng thêm một hai phần dự phòng cho người tham dự phát sinh.
- Đánh dấu kín (mặt dưới hộp) món nào cho ai, để người trao không nhầm trưởng đoàn với thành viên.
- Trao vào cuối buổi làm việc hoặc trong bữa tiệc chiêu đãi, không trao ngay khi vừa gặp — trao sớm dễ bị hiểu như tác động trước khi bàn việc.
- Người có vị trí tương đương trưởng đoàn khách trao cho trưởng đoàn; các thành viên trao cho nhau sau.
- Đưa bằng hai tay, kèm một hai câu giới thiệu: món quà từ đâu, vì sao chọn. Ví dụ: “Đây là chè từ vùng có nhà máy của công ty em ở Thái Nguyên — chúng em muốn anh chị mang về một chút hương vị nơi sản phẩm bắt đầu.”
- Nếu đối tác tặng lại, nhận bằng hai tay, cảm ơn; mở hay không mở theo tập quán của họ — với người Âu Mỹ, mở và nói một câu cảm nhận; với người Nhật, Trung, Hàn, có thể hỏi “Em mở ra xem được không ạ?” hoặc để đến lúc riêng.
- Sau buổi làm việc, thư cảm ơn nhắc lại món quà đối tác tặng và cảm nhận của bạn về nó.
Nếu buổi làm việc dùng tiếng Anh hay qua phiên dịch, câu giới thiệu càng nên ngắn: tên món, nơi làm ra, một lý do chọn. Phần câu chuyện dài hơn để dành cho lúc đối tác hỏi thêm — và họ thường hỏi, vì món quà có xuất xứ rõ luôn gợi tò mò. Người trao nên tập trước câu này, nhất là khi trao thay mặt lãnh đạo.
Chính sách quà tặng của doanh nghiệp đối tác
Đây là phần người tặng Việt Nam hay bỏ qua. Nhiều công ty đa quốc gia, đặc biệt là công ty chịu điều chỉnh của luật chống hối lộ nước sở tại (như Đạo luật Chống tham nhũng ở nước ngoài của Mỹ hay Đạo luật Chống hối lộ của Anh), có quy định nội bộ giới hạn giá trị quà nhân viên được nhận, bắt buộc khai báo, hoặc cấm hẳn nhận quà từ nhà cung cấp đang trong quá trình đấu thầu. Nhân viên của họ nhận một món quà đắt có thể phải trả lại, nộp vào quỹ chung, hoặc giải trình với bộ phận tuân thủ.
Hệ quả là một món quà “hào phóng” có thể làm đối tác khó xử. Cách tránh: hỏi trước người điều phối; chọn quà giá trị tượng trưng; tặng ở cấp công ty (đặt ở văn phòng, dùng chung) thay vì cá nhân; tuyệt đối không tặng tiền mặt, thẻ quà tặng quy đổi được tiền, hay quà vào đúng thời điểm đang chấm thầu, đàm phán giá.
Phía Việt Nam cũng vậy: nếu bạn làm việc trong cơ quan nhà nước hoặc doanh nghiệp có quy chế quà tặng, quà đối tác nước ngoài tặng bạn có thể phải khai báo theo quy định. Đọc quy chế nội bộ trước chuyến công tác, và khi nhận quà có giá trị đáng kể thì báo cáo theo đúng quy trình, coi đó là việc bình thường chứ không phải nghi ngờ đối tác.
Một nguyên tắc nhớ nhanh: món quà mà bạn thoải mái để ảnh nó xuất hiện trong bản tin nội bộ của cả hai công ty thường là món quà đúng mức.
Lỗi hay gặp khi tặng quà khách nước ngoài
Những lỗi dưới đây đều đến từ thiện chí, nhưng lại khiến món quà mất điểm.
- Tặng quà cồng kềnh, dễ vỡ, nặng trước ngày khách bay — khách phải tìm cách gửi về hoặc bỏ lại khách sạn.
- Tặng đồ ăn tươi, đồ khô không nhãn thành phần — khách không mang qua được cửa kiểm dịch.
- Gói bằng giấy trắng hoặc đen cho đối tác Đông Á, gói bằng giấy in hoạ tiết lễ hội không hợp mùa.
- Quên thành viên trong đoàn, chỉ tặng trưởng đoàn; hoặc tặng trưởng đoàn món giống hệt người lái xe.
- Đọc giá hoặc khoe nguồn gốc đắt tiền khi trao.
- Ép mở quà ngay với người nhận không quen mở trước mặt người tặng.
- Tặng rượu mạnh cho người không uống, hoặc không hỏi về tập quán ăn uống.
- Không chuẩn bị câu giới thiệu: món quà Việt Nam mà người tặng không kể được gì về nó.
Phần lớn đối tác quốc tế có kinh nghiệm sẽ bỏ qua những lỗi nhỏ, nhưng sự chu đáo thể hiện qua món quà được họ để ý và nhớ. Món quà đúng là một phần của ấn tượng chuyên nghiệp về công ty bạn.
Câu hỏi thường gặp
Đối tác Nhật không mở quà trước mặt mình có phải họ không thích?
Không. Ở Nhật, việc không mở quà ngay trước mặt người tặng là tập quán phổ biến, thể hiện sự trân trọng người tặng hơn món đồ. Họ thường mở sau và có thể gửi lời cảm ơn kèm nhận xét. Bạn không cần mời họ mở; nếu họ hỏi có được mở không, hãy vui vẻ đồng ý.
Có nên tặng rượu cho đối tác nước ngoài?
Chỉ khi biết chắc người nhận dùng rượu và quy định hành lý cho phép mang về. Rượu là món dễ sai: có người không uống vì sức khoẻ hay lựa chọn cá nhân, có nơi hạn chế nhập. Nếu không chắc, chọn chè, cà phê hoặc đồ thủ công an toàn hơn.
Quà cho trưởng đoàn và thành viên nên khác nhau đến mức nào?
Thường là cùng một chủ đề, khác kích cỡ hoặc độ tinh xảo: trưởng đoàn một hộp sơn mài lớn hơn, thành viên hộp nhỏ cùng bộ. Như vậy vừa thể hiện thứ bậc vừa giữ sự gắn kết của cả đoàn. Tránh chênh lệch quá lớn khiến thành viên thấy bị xem nhẹ.
Đối tác tặng quà mà mình không chuẩn bị quà đáp lễ thì làm thế nào?
Nhận bằng hai tay, cảm ơn chân thành, không cần xin lỗi rối rít. Sau đó gửi thư cảm ơn và chuẩn bị quà đáp lễ trao trong lần gặp sau hoặc gửi kèm. Với khách Đông Á, việc đáp lễ được coi trọng nên đừng bỏ qua, nhưng cũng không cần vội vàng mua đại một món.
Có cần gói quà theo màu riêng cho từng nước không?
Không cần cầu kỳ, nhưng tránh màu gắn với tang lễ ở nước đối tác: trắng và đen với nhiều nước Đông Á. Màu đỏ, vàng thường được ưa chuộng ở Trung Quốc và Việt Nam; với người Nhật, giấy gói trang nhã, gấp gọn gàng quan trọng hơn màu sắc rực rỡ.
Tặng quà cho đối tác nước ngoài là người có chức vụ nhà nước thì sao?
Cần thận trọng hơn quà cho đối tác tư nhân. Công chức ở nhiều nước bị giới hạn nhận quà rất chặt, thường phải khai báo hoặc nộp lại. Chọn quà tượng trưng mang tính văn hoá, tặng ở cấp đoàn, trong khuôn khổ nghi lễ chính thức, và hỏi trước bộ phận lễ tân phía bạn.
